【メールEDIシステム(受注)(発注)】
概要
≪経済産業省採択事業：平成１９年度中小企業戦略的ＩＴ化促進事業≫
メールEDIは、メール機能を利用したシステムです。
メールソフトを起動せずにシステムからメールの送・受信を行います。
送信時はファイルを自動添付し、受信時は添付されたファイルを自動開封します。
送・受信するファイルはExcel表とCSV形式のデータの２種類を添付します。
取引先では専用のシステムを必要とせず、メールソフトとExcel機能があれば導入可能な仕組みです。
ExcelおよびCSVのフォーマットは、打ち合わせを実施してオーダーメイドで作成致します。
システムの特長
付帯情報
| <受注システム> | <発注システム> |
| 1.受注書EXCEL作成 | 1.ハンディ発注データ |
| (商品セット方法:1→商品個別選択) | 1.補充自動発注計算処理 |
| (商品セット方法:2→1年取引有商品自動選択) | 1.手入力発注 |
| (商品セット方法:3→半年取引有商品自動選択) | |
| <上記発注データを修正または無修正> | |
| 2.自動受信メール開封システム | 2.所定時間になれば各発注先に自動添付メール |
| (所定時間間隔で添付メールをチェック) | (発注書と発注CSVの両方送付) |
| (通常メールは何もしない) | ※CSV内容は別途検討可能 |
| (添付ファイルがEXCEL+1.で作成した表かチェック) | |
| ☆☆上記OKなら☆☆ | 3.入庫確定処理等(基幹系システムへ) |
| 添付ファイルを自動読み込み | |
| ファイルエラーならエラーモニター | <請求データ突合自動チェック> |
| ファイルOKなら基幹系へデータ取込 | <月末>・・請求データ突合 |
| 入庫確定データと発注先からの請求データを自動チェック | |
| 3.基幹系システムへ | 単価違いや納品無等のチェックを自動化 |
| 膨大なデータからアンマッチデータ印刷又はCSV化 |
特長
■共通＊スケジューリングにより無人化・２４時間３６５日、運用可能なシステムです。
＊Excel、CSV、テキスト形式でのデータの取出し、取込み機能を標準装備
しておりますので、現在ご使用になられている基幹システムや市販ソフト
(大臣･奉行･PCA･弥生等）と連携も可能です。
■受注
＊受注記入台帳を作成し、メール・FD・CD等で取引先に渡します。
＊受注データを一定間隔でメールの自動受信を行います。
また手動でのメール受信も可能です。
＊受信したメールを自動開封し、添付ファイルより受注データを基幹システムへ取り込みます。
＊取込んだデータから発注書を自動発行します。
■発注
＊発注処理は発注入力・補充発注自動計算・ハンディ利用をお客様の形態より選択が可能です。
＊発注データを指定時間に発注先別に自動仕分けを行い、メール送信を行います。
また発注先を指定して、手動でメールを送信することも可能です。
＊送信メールには「開封通知」要求が設定されておりますので、メール開封の確認が行えます。
さらにシステム内に簡易ログと詳細ログを保存し、メール未到着・トラブルが発生した場合は、
詳細ログより原因の確認が行えます。
機能
■受注業務
＊受注記入台帳を取引先ごとに作成します。過去の取引実績のある商品の自動セット機能付き。
セット後、商品の追加・削除が行えます。
＊メール自動受信システムを起動し、取引先からの受注メールを一定間隔で受信・開封・更新を順次行います。
(時間設定は任意)
＊同じ操作で手動受信も可能です。
＊更新結果を受注書とエラーモニターに出力します。
エラーモニターに出力されたデータは取引先に確認後、入力作業を行います。
＊受注記入台帳には、パスワードと入力制限機能が付与されていますので、
フォーマットの異なる受注記入台帳は更新対象外と判断し、Excel表として保存されます。
＜利用イメージ＞
①大手スーパーなどのバイヤーに特売情報商品を事前にExcel作成・送付。
決定した受注数を入力後、ただちに添付メールを送信してもらう。
②酒卸売業者がスーパーや小売店からの受注をメールEDIで自動化を図る。
※現在NA社はEDIの１パターンとしてメールでの受注を受付けているが、データの入力を手作業で行っている。
･･入力ミス発生・コスト・時間ロスなどで、問題有では？
③営業マンのノートPCに訪問先の発注Excel表をセットしておく。
商談後に受注数を入力し、現場または宿泊先からメールを送信する。
④一般ユーザーや深夜閉店後の居酒屋からの注文を２４時間受付けることで、
翌朝、即時出荷が可能なインフラ（基幹データ連携・受注書印刷）の確立。
※メールとExcel表を利用することでＦａｘによる受注時間集中と文字の不鮮明を解消。
■発注業務
＊基幹系システムの発注入力・自動発注計算処理・ハンディ等で発注データを登録します。
＊所定の時間にメール自動送信システムが起動し、発注データを発注先単位に振分け、
発注先マスターに登録されているメールアドレスに送信します。
発注書(Excel表)とCSV形式のデータを自動添付。
＊発注先を個別に指定して、手動送信することも可能です。
＊発注先がメールを開封すると「開封通知」機能により、発注者へ開封時間をお知らせします。
(開封通知機能は任意)
＜利用イメージ＞
①受注メールで受け取った注文データを発注データとして取り纏め、仕入先へメール送信する。
(無人自動化･･要カスタマイズ)
②スーパーなどでハンディを利用した発注データを各仕入先へ一括してメールを送信する。
③定番品の発注は、補充発注数計算→メール送信の手順で自動化。
あるいは補充発注数計算→発注検討表→発注数修正→メール送信の手順。
④ハンディ利用と補充発注数計算の兼用パターン。
オプション
■請求データ突き合わせ処理＊仕入先から締日単位の請求データをExcelやCSVのデジタルデータで取得する。
＊発注Noなどを突き合わせのキーとして入荷確定データと請求データを自動で突合させる。
＊数量・単価・特価対応等の違いをアンマッチリストに作成（エラー印刷）
＊エラー内容は両社でチェック作業（原因分析）を行う
メインメニュー
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動作環境について
弊社システムはWindowsXP/Vistaで動作可能です。
サーバシステムは Windows Server 2008 を推奨致します。また、単体での動作も可能です。データベースサーバとしてLinuxにも対応しております(RedHat AS・ES、CentOSを推奨)。
XenApp(旧Citrix Presentation Server / MetaFrame)・インターネットVPN (IPSec/PPTP)・ フレッツVPNワイド(フレッツグループアクセス)等を使用した本社・支店・関連会社を統合したシステム構築も可能です。
遠隔地のお客様や、緊急時のシステムメンテナンスとして、お客様側はインターネットへ接続出来る環境をご用意していただくだけで、弊社から遠隔操作でメンテナンス出来る環境も構築しております。
リモート接続によるお客様側サーバの定期的な監視(装置・ログ)、監視レポートの作成等も行っております。
※レポート作成サービスは弊社システムを導入中のお客様に限ります。