さて、皆さんの会社では、定期的にインターネット回線や通信回線、モバイル通信機器などの「契約の棚卸し」を行っておりますでしょうか？
また、契約中のサービスは、契約書やID・パスワードなどが書かれた書類がきちんと保管されておりますでしょうか？

弊社では、システム導入と同時にインターネット回線や通信回線、サービスの整理も行っておりますが、特に多拠点を展開しているお客様で、「何を契約しているか分からない」「不要となった回線が分からず無駄な費用を払い続けている」「担当者の退職や業者の倒産などで資料が何も残っていない」といった状況が見受けられます。

最近は個人情報保護の観点から、他者が書類の再発行を依頼したり、回線状況の照会を行っても、応じられないケースが多く、再発行や状況把握にかなりの労力を費やすことも少なくありません。

また、不要となった契約に気付かず、月々2,000円払っていたとして、1年で24,000円、5年で120,000円、10拠点あれば、5年間で120万円の費用が発生してしまいます。月々は微々たるものですが、積もり積もると結構な金額になることが分かります。

インターネットサービスの中でも、ここ数年、メールやウェブで利用している、「ホスティングサービス」は特に機能・容量が大幅にアップし、価格は大きく値下がりしています。移行の手間やリスクなどもありますので、一概には、言えませんが、5年以上前に契約したホスティングサービスであれば、「契約の棚卸し」と同時に、サービスの見直しもしてみては如何でしょうか？

次回は、「ネットワークの見える化」をテーマに書いてみたいと思います。

情報セキュリティ管理者：J