【メールEDIシステム(受注)(発注)】

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≪経済産業省採択事業:平成19年度中小企業戦略的IT化促進事業≫

 メールEDIは、メール機能を利用したシステムです。
メールソフトを起動せずにシステムからメールの送・受信を行います。
送信時はファイルを自動添付し、受信時は添付されたファイルを自動開封します。
送・受信するファイルはExcel表とCSV形式のデータの2種類を添付します。
取引先では専用のシステムを必要とせず、メールソフトExcel機能があれば導入可能な仕組みです。
ExcelおよびCSVのフォーマットは、打ち合わせを実施してオーダーメイドで作成致します。

<受注システム> <発注システム>
1.受注書EXCEL作成 1.ハンディ発注データ
(商品セット方法:1→商品個別選択) 1.補充自動発注計算処理
(商品セット方法:2→1年取引有商品自動選択) 1.手入力発注
(商品セット方法:3→半年取引有商品自動選択)
<上記発注データを修正または無修正>
2.自動受信メール開封システム 2.所定時間になれば各発注先に自動添付メール
(所定時間間隔で添付メールをチェック) (発注書と発注CSVの両方送付)
(通常メールは何もしない) ※CSV内容は別途検討可能
(添付ファイルがEXCEL+1.で作成した表かチェック)
☆☆上記OKなら☆☆ 3.入庫確定処理等(基幹系システムへ)
添付ファイルを自動読み込み
ファイルエラーならエラーモニター <請求データ突合自動チェック>
ファイルOKなら基幹系へデータ取込 <月末>・・請求データ突合
入庫確定データと発注先からの請求データを自動チェック
3.基幹系システムへ 単価違いや納品無等のチェックを自動化
膨大なデータからアンマッチデータ印刷又はCSV化

メールEDI 受発注処理 概要 Ver1.0

A:受注EDI
手順1:受注記入のEXCEL表作成(1.得意先過去6ケ月売上発生の商品自動ピックアップ方式2.商品選択方式)
手順2:EXCEL表をユーザーメール送付か?ユーザーにFD等で渡しておくか?営業が事前作成して現地受注か?(各種方法)
手順3:(ユーザー側)作成したEXCEL表に受注したい商品のみ数量を記入、EXCEL保存でメール送信(指定されたメールアドレス)
手順4:(自社側)24時間365日メール受注が可能なようにLAN/WANの1PCのみ待機させておく
手順5:(自社側)添付メールを受信すると、受注表印刷&受注データ基幹系へ連動(各社カスタマイズ)・・無人運転

★受注EDI利用イメージ★
1.大手スーパーのバイヤーに特売情報商品を事前にEXCEL作成で送付しておき、受注決定後ただちに添付メールしてもらう
2.酒卸業者が各スーパーや小売店からの受注をメールEDI化させて、自動化を図る。
(現在、NA社はEDIの1パターンで発注先がメールデータをアクセスのセンターへ送付、オペレーターが手入力)
(・・入力ミス発生・コスト・時間ロスで問題有り)
3.営業マンに事前にノートPCに受注EXCEL表をSETして、商談後、受注し、現場からメール。または宿泊ホテルからメール。
4.一般的ユーザーからの受注(FAX受注による受注時間集中やFAX文字の不鮮明さ解消)。深夜閉店後、各居酒屋から発注してもらい、朝には受注書印刷・基幹系データ連動・伝票発行自動発行(カスタマイズ)で朝一の入力作業軽減。即出荷可能状態のインフラ確立。
5.各種パッケージ(奉行・大臣・PCA・弥生等のパッケージ)への受注連動(CSVで連動)・・システムバリエーション拡張

B:発注EDI
手順1:(ユーザー側)ハンディ発注ある場合はハンディ利用(各社カスタマイズ) 例:PM17:00頃終了
手順2:(ユーザー側)自動補充発注処理で発注をかける場合は補充計算ロジックで発注量計算(各社カスタマイズ)例:PM17:30自動計算開始
手順3:(ユーザー側)EXCELで発注データ作成しているのなら、所定CSV形式で保存
手順4:(ユーザー側)自動発注(発注書EXCELとCSV形式の2ファイルをマスター化してある発注先メールアドレスへ自動添付メール
手順5:(各仕入先側)添付メールを受け取り、開封通知をクリック 例:PM18:30頃
手順6:(各仕入先側)発注書印刷&発注CSV必要であれば基幹系システムで連動(各社) PM18:40頃

★発注EDI利用イメージ★
1.自動受注メールEDIで受け取った発注データをそのまま帳合先へ自動発注メール添付する。(無人自動化)(カスタマイズ必要)
2.ハンディで発注した各スーパーのデータを一括自動発注メール添付する。
3.補充発注自動処理で自動発注→発注自動メール添付する。(補充発注計算→発注検討表→発注修正→自動発注メール添付で送信も可)
4. 2.と3.のパターンの兼用仕様(ハンディ有る営業所・スーパーはハンディで発注処理、そうでない営業所は補充発注書印刷で修正後)
5.各種パッケージ(奉行・大臣・PCA・弥生等のパッケージ)からの発注連動(CSVで連動)・・システムバリエーション拡張

<オプション>★発注データと請求データ自動突合システム
手順1:(ユーザー側)各仕入先から締日単位で請求データをCSVやEXCELのデジタルデータで取得する
手順2:(ユーザー側)発注No等のキー項目で発注→入庫確定データと請求データを自動突合
手順3:(ユーザー側)単価違いや特価対応違いや数量違い等のアンマッチングリスト作成(エラー印刷)
手順4:(ユーザー側)(仕入先側)エラー内容で両社チェック作業(原因分析等)


■メールEDI受発注全体図
メールEDI受発注全体図


■メールEDI発注処理
メールEDI発注処理


■メールEDI入庫確定・データ突合処理
メールEDI入庫確定・データ突合処理

特長

■共通
*スケジューリングにより無人化・24時間365日、運用可能なシステムです。
*Excel、CSV、テキスト形式でのデータの取出し、取込み機能を標準装備
しておりますので、現在ご使用になられている基幹システム市販ソフト
(大臣・奉行・PCA・弥生等)と連携も可能です。

■受注
*受注記入台帳を作成し、メール・FD・CD等で取引先に渡します。
*受注データを一定間隔でメールの自動受信を行います。
また手動でのメール受信も可能です。
*受信したメールを自動開封し、添付ファイルより受注データを基幹システムへ取り込みます。
*取込んだデータから発注書を自動発行します。

■発注
*発注処理は発注入力・補充発注自動計算・ハンディ利用をお客様の形態より選択が可能です。
*発注データを指定時間発注先別に自動仕分けを行い、メール送信を行います。
また発注先を指定して、手動でメールを送信することも可能です。
*送信メールには「開封通知」要求が設定されておりますので、メール開封の確認が行えます。
さらにシステム内に簡易ログと詳細ログを保存し、メール未到着・トラブルが発生した場合は、
詳細ログより原因の確認が行えます。


機能

■受注業務
*受注記入台帳を取引先ごとに作成します。過去の取引実績のある商品の自動セット機能付き。
セット後、商品の追加・削除が行えます。
*メール自動受信システムを起動し、取引先からの受注メールを一定間隔で受信・開封・更新を順次行います。
(時間設定は任意)
*同じ操作で手動受信も可能です。
*更新結果を受注書とエラーモニターに出力します。
エラーモニターに出力されたデータは取引先に確認後、入力作業を行います。
*受注記入台帳には、パスワード入力制限機能が付与されていますので、
フォーマットの異なる受注記入台帳は更新対象外と判断し、Excel表として保存されます。

<利用イメージ>
①大手スーパーなどのバイヤーに特売情報商品を事前にExcel作成・送付。
決定した受注数を入力後、ただちに添付メールを送信してもらう。
②酒卸売業者がスーパーや小売店からの受注をメールEDIで自動化を図る。
※現在NA社はEDIの1パターンとしてメールでの受注を受付けているが、データの入力を手作業で行っている。
・・入力ミス発生・コスト・時間ロスなどで、問題有では?
③営業マンのノートPCに訪問先の発注Excel表をセットしておく。
商談後に受注数を入力し、現場または宿泊先からメールを送信する。
④一般ユーザーや深夜閉店後の居酒屋からの注文を24時間受付けることで、
翌朝、即時出荷が可能なインフラ(基幹データ連携・受注書印刷)の確立。
※メールとExcel表を利用することでFaxによる受注時間集中と文字の不鮮明を解消。

■発注業務
*基幹系システムの発注入力・自動発注計算処理・ハンディ等で発注データを登録します。
*所定の時間にメール自動送信システムが起動し、発注データを発注先単位に振分け、
発注先マスターに登録されているメールアドレスに送信します。
発注書(Excel表)CSV形式のデータを自動添付。
*発注先を個別に指定して、手動送信することも可能です。
*発注先がメールを開封すると「開封通知」機能により、発注者へ開封時間をお知らせします。
(開封通知機能は任意)

<利用イメージ>
①受注メールで受け取った注文データを発注データとして取り纏め、仕入先へメール送信する。
(無人自動化・・要カスタマイズ)
②スーパーなどでハンディを利用した発注データを各仕入先へ一括してメールを送信する。
③定番品の発注は、補充発注数計算→メール送信の手順で自動化。
あるいは補充発注数計算→発注検討表→発注数修正→メール送信の手順。
④ハンディ利用と補充発注数計算の兼用パターン。

オプション

■請求データ突き合わせ処理
*仕入先から締日単位の請求データをExcelやCSVのデジタルデータで取得する。
*発注Noなどを突き合わせのキーとして入荷確定データと請求データを自動で突合させる。
*数量・単価・特価対応等の違いをアンマッチリストに作成(エラー印刷)
*エラー内容は両社でチェック作業(原因分析)を行う


※※ カスタマイズが必要ですが、各業種等で応用可能なシステムです。※※

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  • 動作環境について

    弊社システムはWindows7/8.1/10で動作可能です。サーバシステムは Windows Server 2012 を推奨致します。また、単体での動作も可能です。データベースサーバとしてLinuxにも対応しております(RedHat、CentOSを推奨)。

    XenApp・インターネットVPN (IPSec・PPTP・L2TP/IPSec)・ フレッツVPNワイド等を使用した本社・支店・関連会社を統合したシステム構築も可能です。

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